Erst verstehen, dann umsetzen.
Vielen Dank für den offenen Austausch am 11.06. in Neugersdorf. Diese Seite zeigt, was bei der IBO möglich wäre, Beispiele aus unseren Projekten und den Weg dahin.
Das Wichtigste vorweg: Der erste Schritt ist keine Software, sondern ein Workshop bei Ihnen vor Ort. Wir holen Ihr Team ab, laufen in Ihren Abläufen mit und nehmen auf, wo Zeit verloren geht. Erst danach schlagen wir vor, was sich in welcher Reihenfolge lohnt. Sie entscheiden nach jedem Schritt neu.
Woran wir angeknüpft haben
Wir hatten Beispiele aus unserer Arbeit für Bau- und Mittelstandsbetriebe mitgebracht. Im Gespräch haben Sie uns gezeigt, wo es bei Ihnen im Alltag hakt, und an einigen Stellen wurde es sofort konkret:
E-Mail-Flut und Projektablage
Drei Bauleiter im selben Verteiler, Mails werden von Hand in Projektordner exportiert, jeder legt anders ab. Bei Urlaubsvertretung heißt es: suchen.
2D nach 3D in der Planung
Frau Duscha probiert Visualisierungs-Tools bereits selbst aus und stößt an deren Grenzen. Ihren Plansatz haben wir inzwischen als Test visualisiert, das Ergebnis ist auf dieser Seite.
Bautagebuch und Nachträge
Dokumentation, die an einer Person hängt und Zeit kostet. Der Ansatz: einsprechen statt tippen, die KI formatiert direkt ins IBO-Format.
Kalkulation und Ausschreibungen
100-Seiten-Leistungsverzeichnisse, in denen nur Seite 54 ff. zählt. Hersteller-Angebote, die von Hand in die Kalkulation übertragen werden.
Schriftteil, Studien, Audit-Texte
Die Planung schreibt viel: Schriftteile bei Bauanträgen, Studien, dazu QM- und Audit-Vorbereitung. Vieles davon geht schon heute mit Standard-Werkzeugen deutlich schneller.
Wissen im Projektarchiv finden
"Hatten wir so ein Fundament schon mal? Welche Auflagen galten beim letzten 380-kV-Projekt?" Heute Suchen in Ordnern, künftig eine Frage mit Antwort samt Quellenverweis.
Ihre Systeme sind die Basis, und die steht
KI braucht Digitalisierung als Grundlage, und genau da sind Sie gut aufgestellt: Microsoft 365 im Einsatz, ELO seit letztem Jahr produktiv, ZUGFeRD-Rechnungen laufen bereits digital. Wir setzen die KI-Schicht oben drauf, ohne eines Ihrer Systeme zu ersetzen.
| Ihr System | Rolle heute | Was KI ergänzen kann |
|---|---|---|
| Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint) | Mail, Kommunikation, Ablage | Automatische Zuordnung und Ablage eingehender Mails, Benachrichtigung in Teams |
| ELO | Dokumentenarchiv, Eingangsrechnungen, Lieferscheine | Der Bestand wird per Frage durchsuchbar, ELO bleibt das führende System |
| BauSU | Buchhaltung, ERP | Projekt- und Kalkulationskontext lesend einbeziehen (über die Datenbank) |
| SIRADOS | Ausschreibungstexte, Kalkulationsdaten | LV-Analyse und Angebotsentwürfe mit Ihren Preisen und Texten |
| AutoCAD | 2D-Planung | Visualisierungs-Workflow aus vorhandenen Plänen, siehe 3D-Beispiel |
ditpro bleibt Ihr Partner für die IT-Infrastruktur, quadrosoft für ELO. Wir bauen die KI-Schicht darüber und stimmen uns mit beiden ab. Ein Ansprechpartner für das KI-Thema: wir.
Die KI übernimmt die Vorarbeit, ein Mensch gibt frei. Nichts geht automatisch nach draußen. Das nimmt keine Jobs weg, es nimmt die nervige Arbeit weg.
Der Weg, wie wir ihn im Gespräch skizziert haben
Kein Alles-auf-einmal, sondern Schritte mit Entscheidungspunkten. Nach jedem Schritt wissen Sie mehr und entscheiden neu, ob und wie es weitergeht.
Welche Bausteine den größten Hebel haben, zeigt sich erst an Ihren echten Abläufen und Systemen. Deshalb: erst verstehen, dann ein Vorhaben zuschneiden, das sitzt. Vor Ort sind wir, wo es um Ihre Abläufe geht; Auswertung und Abstimmungen laufen per Video-Call.
Zum Workshop gehört, das ganze Team einzubinden und klar zu kommunizieren: Es geht darum, nervige Routinearbeit loszuwerden, nicht Arbeitsplätze. Geprüft und freigegeben wird immer von einem Menschen. Gerade bei angespanntem Arbeitsmarkt heißt das: Die vorhandene Mannschaft schafft mehr, ohne mehr zu arbeiten.
Beispiele: was bei der IBO möglich wäre
Diese Beispiele stammen aus dem Gespräch und unseren laufenden Projekten, noch ohne Ihre Infrastruktur im Detail zu kennen. Was in welcher Reihenfolge sinnvoll ist, kristallisiert sich in Workshop und Bestandsaufnahme heraus. Unser Prinzip: der geringste Aufwand für den größten Nutzen zuerst.
Ab dem Workshop nutzbar, ganz ohne Projekt
Texte, die heute Abende kosten
"Wenn ich eine Studie schreiben muss, muss ich viel schreiben."
Schriftteile für Bauanträge, Studien, Audit-Vorbereitungen und Unterweisungen: Sie sprechen vor, die KI strukturiert, Sie prüfen. Das Handwerkszeug dafür ist Workshop-Inhalt.
Recherche, die sitzt
Produktdaten, Normen, "Wie ging das nochmal in dem Programm?"
Mit den richtigen Recherche-Werkzeugen entfallen Handbuch-Suchen und Foren-Odysseen. Auch das ist Workshop-Inhalt: welches Werkzeug wofür, und wie man fragt, damit Verlässliches herauskommt.
Baut direkt auf Ihren Systemen auf
E-Mail-Zuordnung und Projektablage
"Ist die schon abgelegt oder nicht? Und bei Urlaubsvertretung: nichts da."
Eingehende Mails werden automatisch erkannt, dem richtigen Bauprojekt zugeordnet, einheitlich benannt und abgelegt. Das Team bekommt eine kurze Zusammenfassung in Teams, die Hauptarbeit ist dann schon passiert. Läuft bei einem Baukunden von uns seit April produktiv.
Bautagebuch und Nachträge per Sprache
Einsprechen statt abends tippen.
Der Bauleiter spricht ein, die KI bringt es in Ihr Format und füllt die wiederkehrenden Formulare und PDFs. Sauberere Nachtragsbegründungen und Behinderungsanzeigen, weniger liegengebliebene Dokumentation.
Dokumente automatisch auslesen
"Wir kriegen vom Hersteller das Angebot, und dann liest er die Datei aus und trägt das ein?" Ja.
Hersteller-Angebote, Lieferscheine und Datenblätter werden ausgelesen und landen strukturiert dort, wo Sie sie brauchen, etwa in der Kalkulation. Schluss mit dem Abtippen von PDFs.
Die strategischen Bausteine
Wissens-KI auf Ihrem Dokumentenbestand
"Hatten wir so ein Fundament schon mal? Könnten wir da was wiederverwenden?"
25 Jahre Projektakten, Statiken, Nachweise und HSEQ-Doku werden per Frage durchsuchbar. Antwort in Sekunden, mit Verweis auf das Originaldokument, ein Klick und Sie sind in der Quelle. Auf Wunsch als eigene Oberfläche im IBO-Design. ELO bleibt führend, Berechtigungen werden übernommen.
Kalkulations- und Ausschreibungs-Assistenz
"Ein 100-Seiten-LV, und relevant ist nur Seite 54 ff."
Leistungsverzeichnisse werden vorgelesen und vorsortiert: relevante Positionen, Lücken, Risiken. Angebotsentwürfe entstehen mit Ihren eigenen Preisen und Ihrer Kalkulationslogik, als Entwurf, den der Kalkulator prüft und freigibt.
2D-nach-3D als wiederholbarer Ablauf
Der Test mit Ihrem Plansatz ist gemacht, siehe 3D-Beispiel.
Aus dem einmaligen Test wird ein Workflow: Plan rein, Varianten raus, mit Ihren typischen Materialien und Lichtstimmungen. Da 3D-Darstellungen außerhalb der HOAI-Grundleistungen liegen, auch als abrechenbare Zusatzleistung für Ihre Auftraggeber interessant.
Aus Ihrem 2D-Plan, in Minuten
Frau Duscha hat uns den Plansatz Ihres Empfangsanbaus geschickt. Aus den 2D-Ansichten haben wir drei Gestaltungsvarianten erzeugt, ohne Neuzeichnen, nur aus den vorhandenen Plänen. Das Ergebnis ging bereits an Frau Duscha.
Der Ausgangspunkt: Ihre 2D-Ansichten
Das Ergebnis: drei Materialvarianten
Ein erster Eindruck für die Gestaltungsdiskussion, kein maßstabsgetreuer CAD-Export. Die finale, prüffähige Planung bleibt bei Ihnen. Der Nutzen: Sie zeigen Bauherren früh echte Varianten, statt sie sich vorstellen zu lassen. Weitere Ansichten, Materialien oder Lichtstimmungen sind jederzeit machbar, sagen Sie einfach, was Sie sehen möchten.
Was wir für Betriebe wie Ihren schon gebaut haben
Drei laufende Projekte, die zeigen, wie das konkret aussieht. Aus Vertraulichkeit gegenüber unseren Kunden nennen wir hier Branche und Größenordnung statt Namen, im Gespräch erzählen wir gern mehr. Allen gemeinsam: Die KI arbeitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Spezialbau-Betrieb aus Sachsen mittelständisches Unternehmen
Ein Bauunternehmen wie Ihres, gleiche Microsoft-Umgebung, ein zentrales Postfach für alles.
E-Mail-Zuordnung, live seit April 2026 produktiv
Das zentrale Postfach wird automatisch in 10 Kategorien sortiert: Rechnungen landen dort, wo das ERP sie abholt, Anfragen gehen vorsortiert an die Geschäftsführung, das Team bekommt einen Teams-Digest. Die erste Ausbaustufe war nach rund zwei Wochen produktiv. Erwartete Entlastung: 1,5 bis 2 Stunden pro Arbeitstag, bei laufenden KI-Kosten um 50 EUR im Monat.
KI-Wissensdatenbank in Umsetzung, gefördert
Über 5.000 Dokumente aus 35 Jahren, Statiken, Bewehrungspläne, Konstruktionszeichnungen, werden per Frage durchsuchbar gemacht, Antwort mit Quellenverweis. SAB-gefördert, das bauen wir gerade. Inhaltlich fast deckungsgleich mit dem, was Ihr ELO-Archiv hergibt.
Industriehandel für Großmaschinen Mittelstand, Sachsen
Für diesen Kunden haben wir eine eigene Lagerverwaltungs-Software auf seine Abläufe geschrieben und über Jahre ausgebaut. Heute laufen die Kernvorgänge vollautomatisch, mit KI mittendrin und Freigabe durch Menschen:
- Rund 34.000 Artikel mit automatischer KI-Kategorisierung und Übersetzung in drei Sprachen
- Bestände, Preise und Bestellungen laufen automatisch über mehrere Verkaufskanäle
- Auftragsbestätigung in unter 5 Sekunden statt Minuten bis Stunden, null Druckfehler durch automatisierte Belege
- Neue KI-Ausbaustufen werden einzeln beauftragt, keine Alles-oder-nichts-Entscheidung
International tätiger Sensortechnik-Hersteller Industrie, weltweiter Vertrieb
Migration eines gewachsenen Dokumentenmanagements auf eine moderne, prüffähige Plattform, mit Anmeldung über die Windows-Konten und SharePoint-Anbindung. Darauf aufbauend integrieren wir KI-Funktionen direkt in die interne Software des Hauses. Der Beleg, dass wir die DMS-Welt kennen, in der auch Ihr ELO zu Hause ist.
Steuerkanzlei aktuelles Projekt
Rund 30 Mitarbeiter, strengste Verschwiegenheitspflichten. Dafür bauen wir eine eigene, abgeriegelte Unternehmens-KI: Wissens-KI über den Kanzleibestand, gehostet in Frankfurt, kein Training mit Kanzleidaten, jede Antwort mit Quellenverweis. Wenn diese Architektur für eine Kanzlei trägt, trägt sie auch für Vertraulichkeitsauflagen im Energiebau.
KI-Impuls für die Fachgruppe Bau eines Übertragungsnetzbetreibers durchgeführt
Ende 2025 bei einem sächsischen Stahlbau-Betrieb: KI-Impulsvortrag mit Live-Demos, mit dabei die Fachgruppe Bau eines großen deutschen Übertragungsnetzbetreibers, also Fachprojektleiter für genau die Umspannwerk-Projekte, die auch Sie bauen. Unsere Workshop-Formate sind dort erprobt.
Alle genannten Werte stammen aus laufenden Projekten und sind konservativ gerechnet. Im Online-Meeting zeigen wir gern Details, auf Wunsch auch live aus den Systemen, und stellen den Kontakt zu Referenzkunden her.
Die Förderkulisse, die Sie schon kennen
Sie haben Ihr ECM-Vorhaben bereits über die SAB gefördert bekommen, der Weg ist Ihnen also vertraut. KI-Integration, Softwareentwicklung, Schnittstellen und die Digitalisierungsberatung selbst laufen über dieselbe Kulisse.
Ein typisches gefördertes Vorhaben bei uns nutzt diesen Rahmen voll aus. Was genau hineinkommt, entscheiden wir gemeinsam nach Workshop und Bestandsaufnahme, so wie im Tab "So gehen wir vor" beschrieben.
Herr Schurig kennt Ihr Haus und weiß von unserem Gespräch. Sie liefern uns die fachlichen Informationen, um alles Weitere kümmern wir uns gemeinsam mit CISS.
Förderprogramme werden derzeit teils angepasst oder eingestellt. Unsere Empfehlung deshalb: den Antrag stellen, sobald der Rahmen steht. Gestellte Anträge genießen Bestandsschutz, auch wenn ein Programm später schließt.
Der nächste Schritt
Gehen Sie diese Seite in Ruhe im Team durch und überlegen Sie, was Sie anspricht und was für Sie klar wegfällt. In einem kurzen Online-Meeting, 30 bis 45 Minuten, besprechen wir Ihre Eindrücke und legen die Workshop-Termine fest. Anrufen geht natürlich auch jederzeit.
webkern GmbH · Dipl.-Ing. Tom Reisinger, Geschäftsführer
T.Reisinger@webkern.net · 0351/27503070 · webkern.de
Fragen aus dem Gespräch, und ein paar, die noch kommen werden
ELO ist stark bei strukturierten Massenprozessen wie Rechnungen, dafür bleibt quadrosoft zuständig. Was ELO nicht kann: Fragen in normaler Sprache über den ganzen Bestand, Postfach-Sortierung, LV-Analyse. Wir ersetzen ELO nicht, wir machen Ihre Dokumente befragbar.
Deshalb: eigene, abgeriegelte Instanz statt geteilter Plattform. Frankfurt, Auftragsverarbeitungsvertrag, kein Training mit Ihren Daten, ELO-Berechtigungen gelten weiter, jede Antwort mit Quellenverweis. Mit Exchange Online und Teams sind Sie heute schon in der Microsoft-Cloud, wir bleiben in diesem Schutzrahmen.
Die Visualisierungen sind Entwurfs- und Präsentationsmaterial, die prüffähige Planung bleibt Ihr Werk. Welche Werkzeuge mit welchen Nutzungsrechten zum Einsatz kommen, klären wir im Projekt sauber mit.
Unsere Systeme antworten quellenbasiert: nur aus Ihren Dokumenten, jede Antwort mit Verweis aufs Original. Entscheidungen trifft ein Mensch, Fehleinstufungen werden gemeldet und fließen ein. Das Feintuning der ersten ein, zwei Monate begleiten wir aktiv.
Nein. Es entlastet die Einzelbesetzungen, die Sie nicht ersetzen können: Kalkulation, Bauabrechnung, QM, Buchhaltung. Routine wird schneller, Wissen abrufbar statt kopfgebunden. Die vorhandene Mannschaft schafft mehr, ohne mehr zu arbeiten.
Copilot ist ein Werkzeug pro Kopf für Mails und Besprechungen. Es kennt Ihr ELO nicht, sortiert kein Projektpostfach und füllt keine IBO-Formulare. Beides kann nebeneinander laufen, wir sagen Ihnen ehrlich, wofür sich was lohnt.
Bleibt so. Server und Microsoft 365 bei ditpro, ELO bei quadrosoft. Wir bauen die KI-Schicht darüber und stimmen uns mit beiden ab. Für das KI-Projekt haben Sie einen Ansprechpartner: uns.
Der Einstieg ist der Workshop zum überschaubaren Festpreis. Ein typisches gefördertes Vorhaben liegt bei bis zu 60.000 EUR netto, bis zu 55 Prozent gefördert. Was hineinkommt, entscheiden Sie nach der Auswertung. Sie besitzen die Lösung am Ende selbst, samt Dokumentation.
Eher der richtige Zeitpunkt: Ihre Strukturen entstehen gerade, die KI-Schicht denkt gleich mit. Der erste Schritt ist ohnehin die Bestandsaufnahme. Und Bausteine wie die Mail-Zuordnung berühren ELO gar nicht.
Die Lösung gehört Ihnen: Quellcode, Dokumentation, Betriebsanleitung. Ihre IT oder ein anderer Dienstleister kann übernehmen. Kein Miet-Abo, das mit dem Anbieter verschwindet.